Wann WhatsApp-Gruppen Ärger bringen

In der Abteilung hatten sich die Kollegen zu einer WhatsApp-Gruppe zusammengeschlossen. Von der wusste der Abteilungsleiter nichts – und sollte auch nichts davon wissen. Das ging so lange gut, bis eine Kollegin die Gruppe an den Chef verriet. Der wurde sehr wütend und verlangte Zugang zu der Gruppe. Schließlich setzte er einen Mitarbeiter derart unter Druck, dass er die Chatverläufe offenbarte. Tatsächlich fanden sich dort einige beleidigende Zitate über den Chef. Am Ende kam es zu Abmahnungen und einer Kündigung. Der Betriebsfrieden war nachhaltig gestört. Pikanterweise besaß die Abteilung auch eine offizielle Chatgruppe, inklusive des Chefs, die der schnellen und unproblematischen Kommunikation diente. Auch diese Gruppe wurde nach dem Vorfall geschlossen. Das Beispiel zeigt, was durch Chatgruppen passieren kann, es zeigt aber auch, was gar nicht geschehen darf. DOKTUS zeigt allerdings auch auf, wie man solch ein Desaster in einem Unternehmen vermeiden kann.

Darf es eine „geheime“ WhatsApp-Gruppe hinter dem Rücken des Chefs geben?

Wenn sich Kollegen untereinander zu einer WhatsApp-Gruppe zusammenschließen, ist das grundsätzlich etwas ganz Normales. Sie kann offiziellen oder privaten Charakter haben. Auch private Gruppen kann ein Arbeitgeber nicht einfach so verbieten, ebenso wenig, wie er seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verbieten kann, sich nach Feierabend noch in einem Café zu treffen. Auch der Sinn und Zweck dieser Gruppe geht den Arbeitgeber zunächst nichts an. Das kann sich allerdings in dem Moment ändern, wenn in der Gruppe beleidigende oder ehrabschneidende Dinge über Mitarbeiter des Unternehmens ausgetauscht werden. Wenn zum Beispiel eine WhatsApp-Gruppe gezielt dazu genutzt wird, eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter zu mobben, dann kann dieser Schuss gewaltig nach hinten losgehen. Offenbaren die Chatverläufe einer Gruppe tatsächlich Mobbing-Absichten, sind arbeitsrechtliche Schritte bis hin zu fristlosen Kündigungen durchaus denkbar.

Wie soll ein Chef mit einer „geheimen“ WhatsApp-Gruppe umgehen?

„Gar nicht“, antwortet Arne T. (Name geändert) und lacht. Er ist Abteilungsleiter eines mittelständischen Unternehmens in Greifswald. Tatsächlich weiß er, dass es in seiner Firma Gruppen gibt, in der sich Mitarbeiter untereinander auch über den Betrieb austauschen. Das Unternehmen hat zwar selbst nichts mit den Gruppen zu tun, fördert sie auch nicht, aber wird auch nichts dagegen tun. Arne T. kann dem etwas Positives abgewinnen. „Diese Chatgruppen dienen auch als Ventil. Da kann dann schon mal jemand Dampf ablassen. So tragisch ist das nicht, im Gegenteil. Solang sich Die- oder Derjenige dann wieder einkriegt, ist das ganz gut, wenn es solche Gruppen gibt.“

Wie sieht es mit offiziellen WhatsApp-Gruppen aus?

Viele Betriebe nutzen zum Beispiel WhatsApp auch für die interne Kommunikation. Da gibt es allerdings einige Punkte zu bedenken. Zunächst einmal muss geprüft werden, ob die Nutzung der App für den vorgesehenen Zweck auch konform mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist. Das kann unter Umständen zu Problemen führen. Spätestens dann sollte nach einer anderen Lösung gesucht werden. Außerdem muss sich die Unternehmensleitung stets vergegenwärtigen, dass die Kommunikation über einen Kanal wie WhatsApp, der auf einem Diensthandy installiert ist, auch ein gewisses Sicherheitsrisiko darstellen kann. Schließlich müssen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern klare Regeln für den Umgang mit WhatsApp im Dienst kommuniziert werden. Tatsächlich stellt es eine gewisse Gefahr dar, dass sich Geschäftliches und Privates schnell miteinander vermischen und auf dem Kanal am Ende mehr geplaudert als gearbeitet wird.

Können sich Mitarbeiter WhatsApp verweigern?

Es gibt durchaus Gründe, warum Menschen es ablehnen, über WhatsApp zu kommunizieren. Daher kann niemand gezwungen werden, diese App auf seinem privaten Mobilphone zu installieren. In diesem Fall gibt es für das Unternehmen nur zwei gangbare Wege. Entweder wird der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter ein Diensthandy zu Verfügung gestellt, auf dem WhatsApp installiert ist oder das Unternehmen sieht sich nach einem alternativen Messenger um, der dann aber auch die Zustimmung des Mitarbeiters finden sollte.

Richtige Kommunikation ist das Ziel

Am Ende dreht sich alles um die Kommunikation, die im Unternehmen funktionieren muss. Und das erfordert zunächst eine gute Kommunikation über die Kommunikation. Wer den Mitarbeitern klar und verständlich erklärt, welche Kommunikationswege im Unternehmen wann und wie genutzt werden, Ziele und Regeln eindeutig und eindringlich formuliert, wird ärgerliche Situationen, wie die eingangs beschriebene, in aller Regel vermeiden können.

Peter S. Kaspar